Transacciones
Transacciones – Comprobantes
La opción Comprobantes del menú Transacciones muestra un listado de todas las transacciones generadas en el sistema, con la posibilidad de visualizarlas de acuerdo a su estatus. En ese sentido, además de contar con una barra de búsqueda en la parte superior derecha de la lista, también incorpora 3 pestañas para ver las transacciones Creadas, Efectivas y Pagadas. Adicionalmente, desde esta pantalla tenés la posibilidad de generar nuevas transacciones de Compra y Venta.
Nueva Venta
La pantalla para generar una nueva venta se compone de un formulario en donde tendrás que ingresar la información correspondiente al producto y cliente de la transacción. Al crear una nueva venta en primer lugar verás un campo de texto identificado como “¿Quién?” donde ingresarás el nombre del cliente. El cliente debe estar previamente registrado y una vez ingreses su nombre, aparecerá de forma emergente y solo debes hacerle click.
A continuación, encontrarás la sección para definir el producto y el proceso es exactamente el mismo. Al estar previamente registrado, aparecerá entre los resultados mientras tecleas el nombre, haz click y de inmediato se llenarán de forma automática los campos referentes al precio.
Agrega alguna nota de ser necesario, luego haz click en el campo Producto y presiona la tecla “Enter”.
Esto cargará la información de la venta en el centro de la pantalla y al hacer click en “Guardar” se almacenará la transacción y podrás verla desde la sección Comprobantes bajo el estatus “Creada”, en este punto la transacción no ha generado ningún impacto y tenés la posibilidad de editarla o borrarla.
Nueva Compra
Tal y como en el proceso de Nueva Venta, la creación de una nueva compra se realiza desde la sección Comprobantes en el menú Transacciones. Al ingresar, encontrarás una pantalla similar a la de nueva ventana en donde tendrás que definir los datos del cliente y el producto. En ese sentido, ingresa el nombre del cliente y selecciónalo cuando aparezca como resultado.
En seguida, ingresa el nombre del productor en el campo “Producto” y al igual que en el caso del cliente, haz click cuando aparezca en los resultados. Agrega algunas notas de ser necesario, haz click en el campo “Producto” y luego presiona la tecla “Enter” para cargar la venta.
Esto llevará toda la información al centro de la pantalla y solo es cuestión de hacer click en “Guardar” para almacenar la transacción. Podrás verla desde la sección Comprobantes bajo el estatus “Creada”, en este punto la transacción no ha generado ningún impacto y tenés la posibilidad de editarla o borrarla. ##Efectivización Considerando que al crear la transacción no genera ningún impacto en el sistema, la efectivización es el siguiente estatus. Al efectivizar una compra, venta o nota de crédito, se reflejará en el stock y los saldos, aumentando o disminuyendo de acuerdo al tipo de transacción. Si estás frente a una venta que pasa a ser efectivizada, el producto se descontará del stock y el saldo del cliente aumentará. Por su parte, si se trata de una compra que pasa a ser efectivizada, el producto aumentará en el stock al igual que el saldo del usuario con el proveedor.
Para efectivizar cualquier transacción, dirígete al listado de la opción Comprobantes. Luego, haz click sobre cualquier venta, compra o nota de crédito en estatus “Creada. Esto desplegará un mensaje solicitando la confirmación del proceso, haz click en “Confirmar” y de inmediato la transacción cambiará su estatus.
Pago de comprobante
El pago de comprobante se refiere al cambio de estatus de una compra, venta o nota de crédito de “Efectivizada” a “Pagada”. En este punto, se ajustan los saldos de la cuenta en función al tipo de comprobante, en ese sentido, si se trata de una venta, se pagará todo el saldo de la transacción. Si es una compra, quiere decir que el usuario habrá pagado al proveedor el 100% de la transacción, disminuyendo el saldo en la cuenta corriente. Por su parte, cuando se trata de una nota de crédito tenemos 3 escenarios posibles:
Se aplica como pago a la factura que generó la nota de crédito.
Se aplica como pago a cualquier saldo pendiente que tengas en la cuenta corriente.
Se le devuelve el dinero en efectivo.
Al igual que para cambiar el estatus a “Efectivizada” solo es cuestión de hacer click encima del estatus para que aparezca la ventana solicitando la confirmación.
Impresión
Con respecto a los comprobantes de compra, venta y notas de crédito, no solo podrás manejarlos desde el sistema, sino también extraerlos en formato PDF. Para lograrlo, dirígete a cualquier transacción en estatus “Efectivizada” o “Pagada”, haz click encima y se desplegará una ventana emergente. Ahí verás la opción “Imprimir”, haz click y de inmediato aparecerá la ventana para guardar el comprobante en PDF.
Editar/Ver
El menú Editar/Ver está disponible al hacer click en cualquier transacción de compra, venta o nota de crédito que esté disponible en la sección de Comprobantes en el menú Transacciones. La edición de transacciones está disponible solo para aquellos comprobantes que se encuentran en estatus “Creada”. Al hacer click en la opción, tendrás acceso al formulario para modificar los datos ingresados previamente. Si la transacción se encuentra en estatus “Efectivizada” o “Pagada”, solo tendrás la posibilidad de ver el registro.
Nota de Crédito
Es posible generar notas de créditos a partir de cualquier transacción presente en la sección de Comprobantes. Para ello, haz click encima de la transacción en cuestión y en el menú que se despliega, selecciona la opción “Crédito”. Esto desplegará una ventana emergente para ingresar la cantidad de producto para generar la nota. Al finalizar haz click en el botón “Confirmar” y se generará la transacción bajo el estatus “Creada”, en el que no generará ningún impacto en los saldos.
Efectivización de crédito
Al igual que los comprobantes de compra y venta, las notas de crédito también pasan por los 3 estatus: Creada, Efectivizada y Pagada. En ese sentido, cuando tenés una nota de crédito creada, podés pasarla a la siguiente fase con solo hacer click encima de la letra que representa su estatus. Esto desplegará una ventana preguntando si querés que los productos regresen a stock o no y al confirmar tu decisión cambiará de estatus.
Pago de crédito
Una vez efectivizadas las notas de crédito, el siguiente estatus corresponde a “Pagada”. Al pasar una nota de crédito a este estatus tendrás 3 escenarios posibles:
Aplicar como pago a la factura actual: si la factura a la que corresponde la nota de crédito aún no ha sido pagada, cuando intentes cambiar el estatus de la nota de crédito aparecerá la opción “Aplicar como pago a la factura actual”. En ese sentido, al confirmar la acción el monto será aplicado a la factura en cuestión, pasando ambos registros a estatus “Pagada”. En caso de que el monto del crédito sea mayor al de la factura, el excedente generará un registro en la pantalla Movimientos de Dinero, representando la extracción de caja.
Devolver el dinero en efectivo al cliente: si la factura a la que corresponde el crédito ya ha sido abonada tendrás dos opciones, una de ellas es la devolución directa del efectivo al cliente. Al tomar esta acción, el sistema lo registrará como una extracción de dinero de caja en la pantalla Movimientos de Dinero.
Aplicar como pago distribuido automáticamente: la segunda opción en caso de que la factura a la que corresponde el crédito haya sido abonada es aplicar el monto en cuestión, como un pago de cuenta corriente. Este escenario es útil si el cliente tiene alguna otra deuda, haciendo posible cubrirla o abonarla con el monto de la nota de crédito. Si el monto es mayor al de la deuda, el excedente generará un registro en la pantalla Movimientos de Dinero, representando la extracción de caja.
Eliminar
La eliminación de registros se encuentra accesible con solo hacer click encima de la transacción a eliminar en la pantalla Comprobantes. Esto desplegará un menú con opciones donde la última es “Eliminar”. Cabe destacar que solo podrán eliminarse aquellas transacciones en estatus “Creada”, de modo que, no es posible borrar transacciones en estatus “Efectivizada” o “Pagada”.
Transacciones – Estadísticas de venta
La pantalla Estadísticas de Venta es el sitio donde encontrarás el histórico de transacciones registradas en el rango de tiempo que determines. Al ingresar encontrarás un reporte mostrando las ventas totales, costos totales, total de notas de crédito y el total _. Justo debajo, podrás ver el detalle de las transacciones con su fecha de creación, ID, total, costo y ganancia, organizados cronológicamente. Si querés visualizar un rango de fechas específico, haz click en la fecha que aparece en la parte superior de la ventana y se desplegará el calendario. Una vez definido, clickea el icono de la lupa y tendrás en frente el reporte respectivo.
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